Pienyritysten tehokkuusvinkkejä – Microsoft Excel – Automaattisen täyttöominaisuuden käyttäminen

By | 10 joulukuun, 2022

Yksi suosikkipikakuvakkeistani Excelissä on automaattinen täyttöominaisuus. Jos siirrät hiiren minkä tahansa solun oikeaan alakulmaan, siitä tulee ohut plusmerkki. Napsauttamalla plus-merkkiä ja pitämällä hiirtä painettuna, kopioit solun sisällön viereisiin soluihin.

Kuitenkin riippuen siitä, mitä solussa on, se ei ole tarkka kopio – se kasvaa. Jos sinulla on esimerkiksi kuukausi solussa, se kasvaa kuukausilla (tammikuu, helmikuu, maaliskuu jne.). Sama pätee viikonpäiviin, neljänneksiin jne. Näet työkaluvihjeen, joka kertoo, mikä on viimeinen arvo, jos jatkat vetämistä.

Voit myös pakottaa Excelin lisäämään tietyn ajan. Oletetaan esimerkiksi, että haluat lisätä viidellä päivällä. Jos laitat soluun ensimmäisen päivämäärän ja sitten viereiseen soluun viisi päivää myöhemmän päivämäärän, valitset kaksi päivää ja napsautat ja vedät sitten automaattisen täytön kahvaa, solut, jotka vedät yli, täytetään päivämäärillä viiden päivän välein. Oletusarvot ovat:

– sillä aika on tuntien mukaan

– päivämäärät on päiväkohtainen

– päiviä

– viikonpäivät

Mahdollisuus valita kaksi solua eri lisäyksellä kuin oletusarvo on erittäin hyödyllinen.

Tämä on erityisen hyödyllistä, jos syötät sekkien tai laskujen järjestysnumeroita. Jos syötät ensimmäisen sekin numeron ja sitten seuraavan sekin numeron, valitse molemmat ja vedä automaattisen täytön kahvaa alas, solut täytetään peräkkäisillä numeroilla.

Jos sinulla on pitkä luettelo kohteista ja päätät sitten lisätä laskentataulukkoon sarakkeen kaavalla, voit yksinkertaisesti kaksoisnapsauttaa automaattisen täytön kahvaa ja se täydentää kaavan laskentataulukon loppuun asti. Ohjelma tarkastelee vasemmalla olevaa solua ja täyttää sen, kunnes se näkee tyhjän solun.

Voit myös luoda mukautetun luettelon käyttämällä Työkalut/Asetukset ja Mukautettu luettelo. Kirjoita luettelosi merkinnät ja napsauta Lisää-painiketta. Tämä voi olla luettelo työntekijöistä, tuotteista jne. Voit myös käyttää tätä vaihtoehtoa luodaksesi luettelon työarkin solusarjasta. Sitten sinun tarvitsee vain kirjoittaa etunimi ja vetää automaattisen täytön kahvalla, jolloin lisänimet lisätään peräkkäin.

Heti kun vapautat hiiren painikkeen, huomaat pienen laatikon oikeassa alakulmassa, joka on automaattinen täyttövaihtoehtosi. Kun napsautat alaspäin osoittavaa nuolta, voit muuttaa oletusarvoisia automaattisen täytön asetuksia. Voit esimerkiksi haluta yksinkertaisesti kopioida muotoja, täyttää viikonpäivät kaikkien päivien sijaan jne. Heti kun siirryt toiseen soluun ja alat työskennellä, tämä laatikko katoaa. Joten hyödynnä tämä ominaisuus välittömästi.

Vastaa

Sähköpostiosoitettasi ei julkaista. Pakolliset kentät on merkitty *